Τι ενέργειες μπορώ να κάνω πάνω στους πόρους;

I. Ταξινόμηση ενεργειών βάσει του σταδίου στο οποίο βρίσκεται ο πόρος & του τύπου χρήστη

Για να δείτε τις ενέργειες (actions) που μπορείτε να κάνετε πάνω σε κάθε έναν από τους πόρους στους οποίους έχετε κάποια μορφή δικαιοδοσίας, πρέπει να μεταβείτε στο dashboard (πίνακας ελέγχου). Εκεί επιλέξτε:

• View my resources (Προβολή των πόρων μου) από το My resources (Οι πόροι μου), αν είστε επιμελητής ή έχετε ταυτόχρονα και κάποιον άλλο ρόλο (υπεύθυνος αποθετηρίου ή επικυρωτής) αλλά θέλετε να δείτε τους πόρους που εσείς δημιουργήσατε (C, curator),

• View my supervision tasks (Προβολή των εργασιών που επιβλέπω) από το My repository (Το αποθετήριό μου), αν είστε υπεύθυνος αποθετηρίου (S) - σε αυτή τη λίστα βλέπετε τους πόρους που έχουν δημιουργήσει όλοι επιμελητές του αποθετηρίου σας,

• View my validation tasks (Προβολή των εργασιών επικύρωσής) από το Validation tasks, αν είστε επικυρωτής (V).

Η λίστα των πόρων χωρίζεται σε νοητές γραμμές κάθε μία εκ των οποίων είναι αφιερωμένη σε έναν μόνο πόρο και έχει ένα κουμπί Actions (Ενέργειες), όπως φαίνεται στην εικόνα. Όταν κάνετε κλικ σε αυτό, θα δείτε μια αναπτυσσόμενη λίστα που περιέχει όλες τις επιτρεπόμενες ενέργειες ανά πόρο.

Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε έναν πόρο κάνοντας κλικ στο όνομά του και να δείτε τις διαθέσιμες ενέργειες από τη σελίδα θέασής του 1.

Οι ενέργειες που βλέπετε κάθε φορά είναι οι ενέργειες που εσείς έχετε το δικαίωμα να εκτελέσετε ανάλογα με τον ρόλο σας και το στάδιο στο οποίο βρίσκεται ο πόρος. Στον ακόλουθο πίνακα φαίνονται συγκεντρωτικά όλες οι ενέργειες που έχει δικαίωμα να κάνει κάθε τύπος χρήστη σε κάθε στάδιο του κύκλου ζωής του πόρου. Κάντε κλικ στην ενέργεια που σας ενδιαφέρει και θα μεταφερθείτε στην αντίστοιχη ενότητα για να μάθετε περισσότερα για αυτήν.

Action/Status	draft	synt.valid	submitted	approved	published	requested 2	unpublished
edit metadata	C	C, S	S	S	n/a	n/a	S
copy record	n/a	C, S	C, S	C, S	C, S	C, S	C, S
submit for publication	n/a	C, S	n/a	n/a	n/a	n/a	n/a
assign supervisor	n/a	n/a	S	n/a	n/a	n/a	n/a
assign validator	n/a	n/a	S	n/a	n/a	n/a	n/a
validate	n/a	n/a	V	n/a	n/a	n/a	n/a
publish	n/a	n/a	n/a	S	n/a	n/a	S
unpublish	n/a	n/a	n/a	n/a	S	S	n/a
request to unpublish	n/a	n/a	n/a	n/a	C	n/a	n/a
create new version	n/a	n/a	n/a	n/a	C, S	C, S	n/a
delete metadata	C	C, S	S	S	n/a	n/a	S

• n/a = not applicable

Μπορείτε να κάνετε κάποια ενέργεια πάνω σε έναν μόνο πόρο, από την σελίδα θέασής του, ή σε περισσότερους, από την λίστα των πόρων στους οποίους έχετε δικαιώματα. Για να επιλέξετε περισσότερους από έναν πόρους κάντε κλικ στο πλαίσιο στα αριστερά του ονόματός τους και επιλέξτε μια ενέργεια από το πλαίσιο action στο επάνω μέρος της σελίδας. Εάν επιλέξετε πόρους των οποίων η κατάσταση είναι διαφορετική, θα δείτε μόνο τις διαθέσιμες ενέργειες για όλους τους πόρους. Στην περίπτωση που δείχνει η ακόλουθη εικόνα, μόνο η εξαγωγή μεταδεδομένων (export metadata) επιτρέπεται εφόσον έχει επιλεχθεί ένας πόρος του οποίου η δημοσίευση έχει γίνει αίτημα να αρθεί (requested to be unpublished) και ένας πόρος που έχει υποβληθεί για δημοσίευση (submitted).

Στη σελίδα που παρουσιάζεται η λίστα των πόρων σας, υπάρχουν επίσης φίλτρα για να σας διευκολύνουν. Ο παρακάτω πίνακας παρουσιάζει τα διαθέσιμα φίλτρα ανά τύπο χρήστη. Κάντε κλικ στο φίλτρο που σας ενδιαφέρει και θα μεταφερθείτε στην αντίστοιχη ενότητα για να μάθετε περισσότερα για αυτό.

Filter	Curator	Supervisor	Validator
resource type	x	x	x
status	x	x	x
has data	x	x	x
processable	x	x	x
action required		x
metadata valid		x	x
legally valid		x	x
CLARIN:EL compatible service		x	x
requested for unpublish		x
validator assignment required		x
for information		x
metaresources		x

II. Παρουσίαση και ανάλυση των ενεργειών

Edit (Επεξεργασία)

Κάνοντας κλικ στο edit metadata θα μεταφερθείτε στην εγγραφή μεταδεδομένων του πόρου στο περιβάλλον τεκμηρίωσης και ανάρτησης 3. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τα μεταδεδομένα του πόρου όσες φορές θέλετε. Μετά την εκάστοτε ολοκλήρωση της επεξεργασίας μπορείτε να αποθηκεύσετε τον πόρο ως προσχέδιο (save draft) ή αν έχετε συμπληρώσει όλα τα υποχρεωτικά μεταδεδομένα και είστε ικανοποιημένοι με την περιγραφή του πόρου μπορείτε να κάνετε τελική αποθήκευση (save). Κατά την τελική αποθήκευσή όλα τα μεταδεδομένα (υποχρεωτικά και μη) που έχουν συμπληρωθεί ελέγχονται και εφόσον δεν υπάρχουν λάθη/παραλείψεις, το σύνολο των μεταδεδομένων θεωρείται ότι είναι συντακτικά έγκυρο (syntactically valid) γιαυτό και ο πόρος αλλάζει στάδιο. Η εγγραφή παραμένει επεξεργάσιμη και πλέον μπορεί η επεξεργασία των μεταδεδομένων να γίνει και από τον υπεύθυνο αποθετηρίου (κάτι που δεν ήταν εφικτό όσο ο πόρος βρισκόταν στο στάδιο του προσχεδίου, κατά το οποίο την δυνατότητα αυτή την είχε μόνο ο επιμελητής).

• Εάν είστε επιμελητής (curator) μπορείτε να επεξεργαστείτε τον πόρο σας από το στάδιο: draft (προσχέδιο) μέχρι το στάδιο: syntactically valid (συντακτικά έγκυρος).

• Αν είστε υπεύθυνος αποθετηρίου (supervisor) μπορείτε να επεξεργαστείτε έναν πόρο από το στάδιο: syntactically valid (συντακτικά έγκυρος) μέχρι το στάδιο: approved (εγκεκριμένος) και στη συνέχεια όταν ο πόρος είναι στο στάδιο: unpublished (απο-δημοσιευμένος).

Μια εγγραφή μεταδεδομένων θα πρέπει εκ νέου να υποστεί επεξεργασία αν ο επικυρωτής μεταδεδομένων την απορρίψει (reject). Η απόρριψη έχει ως αποτέλεσμα ο πόρος να επιστρέφει αυτόματα στο στάδιο: συντακτικά έγκυρος. Ως επιμελητής θα λάβετε ένα email με τα σχόλια του επικυρωτή τα οποία θα εξηγούν και τι αλλαγές/διορθώσεις πρέπει να γίνουν. Μόλις τις κάνετε θα χρειαστεί να υποβάλετε τον πόρο για δημοσίευση ξανά.

Copy record (Αντιγραφή εγγραφής)

Η αντιγραφή μεταδεδομένων επιτρέπεται εφόσον ένας πόρος είναι συντακτικά έγκυρος (syntactically valid).

Κάντε κλικ στην ενέργεια και θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο, όπου πρέπει να δώσετε ένα όνομα στον νέο πόρο, που θέλετε να δημιουργήσετε με την αντιγραφή, καθώς και να ορίσετε την έκδοσή του 4.

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Create copy (Δημιουργία αντιγράφου). Θα ενημερωθείτε ότι το αντίγραφο της εγγραφής μεταδεδομένων δημιουργήθηκε με επιτυχία, ενώ παράλληλα θα μεταφερθείτε στη σελίδα θέασης του νέου πόρου.

Ο νέος πόρος θεωρείται συντακτικά έγκυρος και πρέπει με τη σειρά του να περάσει από τα στάδια που περιγράφονται στον κύκλο ζωής του πόρου.

Submit for publication (Υποβολή για δημοσίευση)

Αυτή η ενέργεια πραγματοποιείται μόνο σε πόρο που είναι συντακτικά έγκυρος. Εφόσον έχετε ολοκληρώσει την περιγραφή των μεταδεδομένων ενός πόρου (είτε ως επιμελητής είτε ως υπεύθυνος αποθετηρίου), μπορείτε να τον υποβάλετε για δημοσίευση.

• Αν είστε υπεύθυνος αποθετηρίου θα λάβετε ένα email που θα σας ζητά να «αναθέσετε επικυρωτές στην ακόλουθη εγγραφή μεταδεδομένων, καθώς είναι έτοιμη να ελεγχθεί από τους επικυρωτές» («assign validators to the following record, as it is ready for legal and metadata validation»).

Assign supervisor (Ανάθεση υπεύθυνου αποθετηρίου)

Προσοχή

Αυτή η ενέργεια είναι διαθέσιμη μόνο για τους υπεύθυνους αποθετηρίου και απαιτείται μόνο όταν υπάρχουν περισσότεροι του ενός σε ένα αποθετήριο. Εάν υπάρχει μόνο ένας υπεύθυνος στο αποθετήριο, η υποδομή του/της αναθέτει αυτόματα όλους τους πόρους. Δεν πρόκειται για τον ορισμό κάποιου χρήστη ως υπεύθυνου αποθετηρίου αλλά για την επιλογή του υπεύθυνου αποθετηρίου ως υπεύθυνου για τον πόρο.

Μόλις ένας πόρος υποβληθεί για δημοσίευση, θα λάβετε το ακόλουθο email: Παρακαλούμε ορίστε τον εαυτό σας ως υπεύθυνο για την ακόλουθη εγγραφή και στη συνέχεια αναθέστε της επικυρωτές, καθώς είναι έτοιμη να ελεγχθεί (Please assign yourself as supervisor to the following record and then assign legal and metadata validators, as it is ready for validation).

Κάνοντας κλικ στην ενέργεια, θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο όπου θα πρέπει να επιλέξετε τον χρήστη ο οποίος θα είναι ο υπεύθυνος για τον πόρο.

Αφού γίνει η επιλογή του χρήστη, κάντε κλικ στο submit και θα δείτε να εμφανίζεται ένα μήνυμα ότι η διαδικασία ολοκληρώθηκε επιτυχώς, στο κάτω δεξιά μέρος της σελίδας.

Assign validator (Ανάθεση επικυρωτή)

Προσοχή

Αυτή η ενέργεια είναι διαθέσιμη μόνο για τους υπεύθυνους αποθετηρίου. Για να μπορέσετε να αναθέσετε έναν πόρο στους επικυρωτές μεταδεδομένων και νομικών θεμάτων, πρέπει πρώτα να έχετε αναθέσει αυτούς τους ρόλους σε χρήστες στο αποθετήριο σας. Δείτε εδώ πώς γίνεται αυτό.

Μόλις ένας πόρος υποβληθεί για δημοσίευση, θα λάβετε ένα email που θα σας ενημερώνει ότι πρέπει να τον αναθέσετε σε επικυρωτές. Εάν ο πόρος δεν συνοδεύεται από αρχεία περιεχομένου, θεωρείται αυτόματα νομικά έγκυρος 5 και το μόνο που χρειάζεται είναι να του αναθέσετε έναν επικυρωτή μεταδεδομένων.

Εάν ο πόρος έχει αρχεία περιεχομένου, πρέπει να αναθέσετε και τους δύο επικυρωτές.

Η διαδικασία πρέπει να γίνει ξεχωριστά για κάθε επικυρωτή. Πρέπει να κάνετε κλικ στην ενέργεια, ανάθεση επικυρωτή μεταδεδομένων (assign metadata validator) ή ανάθεση επικυρωτή νομικών θεμάτων (assign legal validator) και στη συνέχεια θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο.

Θα δείτε μια αναπτυσσόμενη λίστα με τους επικυρωτές που υπάρχουν στο αποθετήριό σας (αν είναι περισσότεροι του ενός). Επιλέξτε τον επικυρωτή που θέλετε και στη συνέχεια κάντε κλικ στο submit (υποβολή). Θα δείτε να εμφανίζεται ένα μήνυμα ότι η διαδικασία ολοκληρώθηκε επιτυχώς, στο κάτω δεξιά μέρος της σελίδας.

Επιστρέφοντας στη λίστα των πόρων του αποθετηρίου σας, η οποία είναι διαθέσιμη από το View my supervision tasks, θα μπορείτε να δείτε τους επικυρωτές που έχετε αναθέσει σε κάθε πόρο ή την ανάγκη ανάθεσης επικυρωτών, καθώς και τυχόν σχόλια που μπορεί να έχουν γίνει κατά την επικύρωση.

Publish (Δημοσίευση)

Προσοχή

Αυτή η ενέργεια είναι διαθέσιμη μόνο για τους υπεύθυνους αποθετηρίου.

Μόλις ένας πόρος εγκριθεί (από έναν ή και τους δύο επικυρωτές ανάλογα με την περίπτωση), αλλάζει στάδιο: από submitted (υποβληθείς) σε approved (εγκεκριμένος). Θα λάβετε email ότι «έχει εγκριθεί από τους επικυρωτές, επομένως είναι έτοιμος για δημοσίευση» («it has been approved by the validators, therefore it is ready for publication»)

Μόλις τον δημοσιεύσετε, θα δείτε να εμφανίζεται ένα μήνυμα ότι η διαδικασία ολοκληρώθηκε επιτυχώς, στο κάτω δεξιά μέρος της σελίδας, και ταυτόχρονα ο επιμελητής θα λάβει με email την ίδια ειδοποίηση.

Request to unpublish (Αίτημα για άρση δημοσίευσης)

Εάν είστε επιμελητής και πιστεύετε ότι ένας δημοσιευμένος πόρος δεν θα έπρεπε να βρίσκεται στον κεντρικό κατάλογο, μπορείτε να ζητήσετε την άρση της δημοσίευσής του.

Όταν κάνετε κλικ στην ενέργεια, ανοίγει ένα νέο παράθυρο που σας ζητά να δηλώσετε τους λόγους για τους οποίους ζητάτε αυτήν την αλλαγή.

Αφού δηλώσετε τους λόγους, πατήστε το Request to unpublish (Αίτημα για άρση δημοσίευσης). Θα δείτε ένα μήνυμα, στην κάτω δεξιά πλευρά της σελίδας, ότι το αίτημά σας υποβλήθηκε με επιτυχία και στη λίστα των πόρων θα εμφανιστεί το νέο στάδιο στο οποίο βρίσκεται ο πόρος (requested for unpublishing).

Unpublish (Άρση δημοσίευσης)

Προσοχή

Αυτή η ενέργεια είναι διαθέσιμη μόνο για τους υπεύθυνους αποθετηρίου.

Μπορεί να γίνει άρση δημοσίευσης (unpublish) μόνο για τους πόρους που είναι δημοσιευμένοι (published) ή για τους οποίους έχει γίνει αίτημα άρσης δημοσίευσης (requested for unpublishing).

Όταν η ενέργεια ολοκληρωθεί επιτυχώς, ο πόρος χαρακτηρίζεται ως απο-δημοσιευμένος (unpublished).

Create New Version (Δημιουργία νέας έκδοσης)

Αφού ένας πόρος έχει δημοσιευθεί, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα έκδοσή του. Η ενέργεια αυτή είναι χρήσιμη σε περίπτωση που πρέπει να γίνει επικαιροποίηση ενός πόρου.

Κάντε κλικ στην ενέργεια και θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο. Συμπληρώστε τον αριθμό της νέας έκδοσης και την ημερομηνία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο create new version (δημιουργία νέας έκδοσης).

Θα δείτε ένα μήνυμα ότι η δημιουργία έγινε επιτυχώς στην κάτω δεξιά πλευρά της σελίδας.

Delete metadata (Διαγραφή μεταδεδομένων)

Εάν δεν είστε ικανοποιημένοι με την εγγραφή μεταδεδομένων που έχετε δημιουργήσει για έναν πόρο, μπορείτε να την διαγράψετε.

Όταν η ενέργεια ολοκληρωθεί, θα δείτε ένα μήνυμα ότι έγινε επιτυχώς στο κάτω δεξιά μέρος της σελίδας. Η εγγραφή μεταδεδομένων που διαγράψατε δεν υπάρχει πλέον.

Validate (Επικύρωση)

Προσοχή

Αυτή η ενέργεια είναι διαθέσιμη μόνο για τους επικυρωτές.

Όταν σας έχει ανατεθεί ένας πόρος για επικύρωση, θα λάβετε ένα ενημερωτικό email. Από το dashboard (πίνακας ελέγχου) μεταβείτε στο Validation tasks (Εργασίες επικύρωσης). Εντοπίστε τον πόρο και κάντε κλικ πάνω στο όνομά του. Δεν μπορείτε να εκτελέσετε καμία ενέργεια από τη λίστα πόρων, και για τον λόγο αυτό πρέπει να επισκεφθείτε τη σελίδα θέασης του πόρου. Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα ενεργειών, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Θα εμφανιστεί η ενέργεια 6 επικύρωσης που αντιστοιχεί στον ρόλο σας. Η διαδικασία που περιγράφεται στη συνέχεια είναι ίδια τόσο για την επικύρωση μεταδεδομένων όσο και για τη επικύρωση νομικών θεμάτων.

Όταν κάνετε κλικ στην ενέργεια, θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο που θα σας ζητά να εγκρίνετε (approve) ή να απορρίψετε (reject) την εγγραφή μεταδεδομένων.

• Αν επιλέξετε έγκριση και υποβάλετε τη φόρμα, το παράθυρο κλείνει και ο πόρος χαρακτηρίζεται ως έγκυρος (valid) για τα μεταδεδομένα.

• Αν επιλέξετε απόρριψη, ανοίγει ένα νέο παράθυρο όπου πρέπει να γράψετε τους λόγους απόρριψης του πόρου.

Όταν επιστρέψετε στη λίστα των πόρων που υπάρχουν στις εργασίες επικύρωσης, θα βρείτε τα σχόλια που έχετε κάνει.

Τα σχόλιά σας θα κοινοποιηθούν στον επιμελητή του πόρου μέσω email. Ο πόρος επιστρέφει αυτόματα στο στάδιο κατά το οποίο ήταν συντακτικά έγκυρος ώστε να μπορεί ο επιμελητής να κάνεις τις διορθώσεις/προσθήκες που επισημάνατε.

1

Δεν θα μπορείτε να δείτε τη σελίδα θέασης του πόρου μέχρι να συμπληρώσετε όλα τα υποχρεωτικά μεταδεδομένα. Μόνο τότε η εγγραφή μεταδεδομένων, η οποία είναι συντακτικά έγκυρη, μπορεί να αποθηκευτεί (save) και να παρουσιαστεί ως σελίδα θέασης.

2

Πόροι για τους οποίους έχει γίνει αίτημα να αρθεί η δημοσίευσή τους.

3

Οι αγγλικοί όροι που αναφέρονται στο περιβάλλον τεκμηρίωσης και ανάρτησης πόρων (metadata editor και editor) χρησιμοποιούνται εναλλακτικά χωρίς διαφορά στη σημασία.

4

Η τιμή 1.0.0 δίνεται αυτόματα όταν ο επιμελητής δεν έχει συμπληρώσει το υποχρεωτικό μεταδεδομένο της έκδοσης (version).

5

Όταν δεν υπάρχουν αρχεία περιεχομένου, δεν υπάρχει ανάγκη να δηλωθούν όροι χρήσης και κατά συνέπεια, ο πόρος θεωρείται αυτομάτως νομικά έγκυρος (legally valid).

6

Οι πόροι που δεν έχουν αρχεία περιεχομένου θεωρούνται αυτομάτως νομικά έγκυροι (legally valid) και ελέγχονται μόνο ως προς τα μεταδεδομένα τους.